„Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“ diese Aussage hat Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG, bereits im Jahr 2015 gemacht und damit den Nerv der Zeit getroffen. Wird ein Prozess digitalisiert, ohne diesen vorher zu prüfen, ob er seine Daseinsberechtigung in dieser Form weiterhin erfüllen kann, endet man schnell in der „Habs dir doch gesagt, Digitalisierung bringt es nicht“-Sackgasse. Doch wie kann ein Unternehmen, egal ob gross oder klein, seine Prozesse wirklich erfolgreich digitalisieren? Hiermit möchte ich einen Leitfaden geben, wie man Prozess Digitalisierung vorbereiten und umsetzten kann.

 

Aufzeichnen des Prozess aus neutraler Perspektive

Prozesse habe eine lange Lebenszeit, manchmal überdauern sie sogar die Lebenszeit der Mitarbeiter. Dabei wissen die Ausführenden manchmal nicht einmal mehr, wieso bestimme Schritte ausgeführt werden, sie wurden einfach vom Vorgänger überliefert und so übernommen.

Bevor ein Prozess digitalisiert wird, ist es wichtig den Prozess, wie er heute ist, zu verstehen. In einer ersten Phase soll der Prozess aus einer neutralen Perspektive aufgezeichnet werden. Dabei sollen alle im Prozess involvierten Personen, Abteilungen und Stakeholder miteinbezogen werden. Ohne jegliche Wertung soll der Prozess einer betriebsfremden Person erklärt und aufgezeigt werden. Dies kann in einem Workshop mit allen Beteiligten oder mit jedem einzelnen geschehen. Wichtig dabei ist, alle Schritte aufzuzeichnen, egal wie klein oder unwichtig diese scheinen.

 

Hinterfragung des Prozess mit einem betriebsfremden Blick

Haben Sie sich nicht auch schon einmal über einen mühsamen langwierigen Prozess geärgert und sich gefragt, wieso dieser nicht verbessert wird? Oft sind die Ausführenden von Prozessen „betriebsblind“ (siehe auch Wikipedia Betriebsblindheit) und vergessen dabei, Prozesse kritisch zu hinterfragen.

Im der nächsten Phase ist es deshalb wichtig, den zuvor aufgezeichneten Prozess genauestens zu hinterfragen. Dabei werden die Prozessschritte im Detail untersucht; wie werden sie ausgelöst, was ist das Resultat und welche Abhängigkeiten bestehen. Von Vorteil wird dies durch eine prozess- oder sogar betriebsfremde Person durchgeführt und im Detail analysiert.

 

Neukonzeptionierung des Prozesse

Nun beginnt einer der schwierigsten Teile der Digitalisierung von Prozessen; der Prozess wird neu gestaltet. Was sich zuerst vielleicht einfach anhört, kann einen grösseren Einfluss auf die Unternehmung und ihre Mitarbeiter nehmen, als erwartet.

In dieser Phase heisst es nicht nur den Prozess neu zu gestalten, sondern auch das Change Management mit an Bord zu bringen. Jede im Prozess beteiligte Person muss mit Hilfe von Change Management frühzeitig eingebunden werden und die Möglichkeit haben, sich als Teil des Ganzen zu erkennen. Zusammen werden die Prozesseschritte durchleuchtet, die Ergebnisse aus der vorhergehenden Phasen diskutiert und der neue Prozess gestaltet. Der Einfluss auf Mitarbeiter und Unternehmung muss durch das Change Management aufgefangen werden, um rechtzeitig die entsprechenden Vorbereitungen für die Umsetzung treffen zu können. Das Change Management ist ein separates Thema, auf welches hier aufgrund seiner Wichtigkeit und Grösse nicht vertieft eingegangen werden.

 

Digitalisierung des neuen Prozess

Was lange währt wird gut! Erst jetzt ist der Prozess bereit, sich der Digitalisierung zu unterziehen. Aber was heisst das genau? Der Artikel Digitalisierung vs. Digitale Transformation – Wo liegt der Unterschied? setzt es in folgende drei Kontexte:

  • Digitalisierung von Inhalten
  • Automatisierung von Digitalisierung
  • Digital Business

Alle drei  Bereiche kommen nun zum Zuge, untersucht man die Möglichkeiten der Digitalisierung des neugestalteten Prozesses. Dabei können folgende Fragen gestellt werden:

  • Welche Daten werden in verschiedenen Prozessschritten benötigt und sollten immer aktuell zur Verfügung stehen?
  • Welche Prozessschritte sind immer gleiche, egal welche Inhalte verarbeitet werden und könnten so automatisiert werden?
  • Welchen neuen Technologien können die Prozessschritte innerhalb eines Geschäftsbereichs digital dargestellt werden und so mit anderen Bereichen vernetzt werden?

Diese und viele weitere detaillierte Fragen können nun zusammen mit Spezialisten, welche sich nicht nur mit der Prozessgestaltung sondern auch mit den aktuellen Technologien und Anwendungen auskennen, angeschaut werden, um die Umsetzung der Prozess Digitalisierung zu definieren.

 

Umsetzung der Prozess Digitalisierung

Nun beginnt der letzte Teil, die Umsetzung. Ein wichtiger Aspekt dabei ist aber nicht nur die eigentliche Anpassungen sondern auch die Einbettung des neuen Prozesses in die Digitale Transformation des Unternehmens. Der Artikel Was ist „Digital Transformation“? – Wir habens erklärt erklärt die Digitale Transformation und zeigt auf, dass hier vor allem die Operationellen Prozesse betroffen sind. Aber nicht nur diese Prozesse können digitalisiert werden, auch im Bereich Kundenerlebnis und Business Modelle können Prozesse digitalisiert werden.

Bei der Umsetzung ist es deshalb entscheidende, dass die Prozesse Teil der Unternehmensstrategie sind. Es soll aufgezeigt werden, wie sich das Unternehmen neu auf dem Markt positionieren kann und mit Hilfe des Change Management sich alle Beteiligten miteinbezogen fühlen. Die kulturellen Werte des Unternehmens müssen sich im neuen, digitalisiertem Prozesse wiederfinden.

 

Vermeiden Sie die „Digitalisierung funktioniert nicht“-Sackgasse und wenden Sie genügend Zeit auf, den Grundstein der Prozess Digitalisierung zu legen. Eine solide Basis ist notwendig, um Anpassungen, und damit verbunden hohe Kosten, zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden.

Schlussendlich bedeutet Digitalisierung das Zusammenführen der neusten Technologien und Anwendungen, um die Wettbewerbsfähigkeit im Markt zu erhöhen und den Bedürfnissen des digitalen Kunden zu entsprechen.

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